Procedure ufficio

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Documenti contabili

Fornitori

Il controllo e la valorizzazione delle Bolle ricevute (D.D.T)

Arrivo della merce in magazzino.

1. Il magazziniere controlla la corrispondenza di quanto scritto sulla bolla con quanto effettivamente ricevuto. In particolare verifica il tipo e la quantità.
2. Se rileva delle discordanze, le scrive sulla bolla ad uso dell'ufficio amministrativo.
3. Chiude il controllo con l'apposizione della data e della propria sigla o firma.
4. Consegna la bolla all'ufficio amministrativo.

Arrivo della bolla all'ufficio amministrativo.

Prepariamo il fascicolo con i seguenti criteri:

Bolla con pista di trascinamento:

Vanno levate le piste staccabili.

Punti:

Vanno eliminati quelli presenti in eccesso.

I punti della cucitrice devono essere sia in alto a sinistra, sia in alto a destra, in modo da 'rilegare' bene la bolla con i suoi allegati.

Formati in continuo:

Vanno divisi in fogli singoli e messi in progressione di pagina da sopra a sotto, come quelle di un libro.

Formati ridotti:

I documenti di formato ridotto vanno allegati ad un foglio grande A4.

Formati grandi:

I documenti di formato troppo grande vanno ripiegati ai lati destro e inferiore per portarli alla dimensione normale di un foglio A4.

Elaboriamo la bolla con i seguenti passaggi:

Controllare l'intestazione esatta.

Evidenziare la data del documento;

aiuta, perché tutti hanno posizioni differenti.

"Valorizzare" subito la bolla.

Indichiamo a matita:
prezzi,
importi, (Gli importi sono "quantità per prezzo".)
condizioni di pagamento.

Fare i fori per l'archiviazione.

E' consigliato usare l'allineatore di fori in modo da pareggiare i documenti con il lato superiore.

Mettiamo la bolla nel raccoglitore ad anelli delle "bolle"

in ordine di data (la più recente è sopra, la prima che si vede).

Commenti.

Valorizzare subito la bolla.

Il non farlo è dovuto soltanto a pigrizia.

Penso che sia utile conoscere:

• l'ammontare della spesa che ho fatto;
• l'ammontare della fattura che deve arrivare;
• il valore della merce che ho appena messo in magazzino;
• l'ammontare del debito che ho assunto, nel caso di pagamento differito;
• il valore del costo che devo considerare per l'analisi;
• il valore del costo da considerare nella formazione del prezzo di vendita.

Tutto questo è indicato nella fattura del fornitore.

Il fatto è che essa potrà essere disponibile "dopo", anche dopo un mese.

Alle volte siamo in contraddizione: vogliamo "avere i dati" subito, ma poi ci accontentiamo anche di averli "quando ce li danno gli altri".

I modi per avere i dati subito sono:

fattura immediata, anziché fattura differita

oppure

bolla => valorizzazione della bolla => fattura differita

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